Tietosuojaseloste työnhakijoille

Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miksi ja miten Syklo käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin yhteydessä. Luethan Tietosuojaselosteen huolellisesti etukäteen.

Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä toimii Syklo (jäljempänä ”Syklo”, ”rekisterinpitäjä”). Syklo on vastuussa siitä, että henkilötietojen käsittely toteutuu tämän Tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

• Syklo, y-tunnus: 3275158-9, PL 116, 90101 Oulu

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö:

• mira.juola@oulunenergia.fi

Henkilötietojen kerääminen

Syklo kerää kaikki työnhakijaa koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti työnhakijalta itseltään. Syklo voi tietyissä tilanteissa kerätä tietoja työnhakijasta myös muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään sovellettavan lainsäädännön rajoissa, pääasiallisesti työnhakijan suostumuksella tai lainsäädännön salliessa. Syklo voi rekrytointiprosessin aikana käyttää myös ulkoistettuja rekrytointikumppaneita, jotka toimivat Syklon puolesta ja lukuun sekä Syklon ohjeistuksen alaisena, esim. soveltuvuusarviointien tekemiseksi tai rekrytointiprosessin ulkoistusten yhteydessä.

Keräämme työnhakijoista esimerkiksi seuraavia rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia tietoja:

• perustiedot, kuten nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• työhakemukseen sisältyvät tiedot, kuten tiedot koulutuksesta, aikaisemmasta työkokemuksesta, pätevyydestä ja muusta osaamisesta, kielitaidosta ja suosittelijoista; työnhakijan käytettävyys mahdollisen työsuhteen aikana sekä toive työsuhteen alkamisajankohdasta; sekä
• rekrytointiprosessin kannalta olennaiset tiedot, kuten tiedot työnhakijan rekrytointiprosessin etenemisestä, työnhakijasta rekrytoinnin tueksi laaditut muistiinpanot, tiedot mahdollisista soveltuvuusarvioinneista sekä tiedot valinnasta haettuun työtehtävään.

Oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin hoitamista varten, kuten työhakemusten käsittelemiseksi, rekrytointiprosessista tiedottamiseksi sekä työhaastatteluiden järjestämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä.

Tietojen siirtäminen ja luovuttaminen

Voimme siirtää ja luovuttaa työnhakijoiden henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• luotetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille (esim. ulkoistettu soveltuvuusarvioinnin tarjoaja), jotka toimivat meidän lukuumme ja joilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää tietoja, jotka luovutamme heille;
• Oulun Energia -konsernin sisällä (esim. keskitetyn rekrytointiprosessin vuoksi);
• jos yrityksemme on mukana yritysjärjestelyssä; ja
• kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

Tietojen siirtäminen EU/ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan. Esimerkiksi tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslainsäädäntö edellyttää meitä säilyttämään tietojasi yhden vuoden ajan rekrytointiprosessin päättymisestä. Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen ja niiden käsittelylle ei enää ole perustetta tietosuojalainsäädännön sallimissa rajoissa, henkilötiedot poistetaan.

Oikeutesi

Rekisteröitynä sinulle turvataan soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä seuraavat oikeudet:

• Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
• Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
• Sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
• Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että lakisääteisiä oikeuksiasi on rikottu;

 Voit lähettää yllä mainitut pyynnöt tietosuojavastaavallemme osoitteeseen: mira.juola@oulunenergia.fi.

Tietojen suojaaminen

Meillä on käytössämme tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Rajoitamme esimerkiksi pääsyä tietoihisi vain sellaisille rekrytointiprosessiin osallistuville henkilöille, joilla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä Tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta Syklon verkkosivujen avoimet työpaikat -osioon, josta löydät myös uusimman version Tietosuojaselosteesta.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää Tietosuojaselosteesta tai henkilötiedoista, jotka koskevat sinua, voit olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme: mira.juola@oulunenergia.fi.

Päivitetty viimeksi 17.5.2022.