Tietosuojaseloste sidosryhmille

Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miksi ja miten Oulun Energia -konserni käsittelee sidosryhmiensä henkilötietoja. Sidosryhmiä ovat Oulun Energia -konsernin yhteistyökumppanit, toimittajat, viranomaiset tai etujärjestöt sekä heidän yhteyshenkilönsä (”sidosryhmät”).

Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön mukaisina rekisterinpitäjinä toimivat Syklo, Oulun Energia Oy, Oulun Energia Sähköverkko Oy ja Turveruukki Oy (jäljempänä yksin ”konserniyhtiö” tai ”rekisterinpitäjä” tai ”Syklo”).

Syklon sidosryhmätietoja voi käsitellä yksi tai useampi konserniyhtiö, joista jokainen on itsenäisesti vastuussa henkilötietojen käsittelystä omiin tarkoituksiinsa. Kukin konserniyhtiö vastaa itsenäisesti rekisterinpitäjänä siitä, että henkilötietojen käsittely toteutuu tämän Tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä markkinointitarkoituksissa voit saada Syklon markkinoinnin tietosuojaselosteesta.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

• Syklo, y-tunnus: 3275158-9, PL 116, 90101 Oulu
• Oulun Energia Oy, y-tunnus: 0989376-5, PL 116, 90101 Oulu
• Oulun Energia Sähköverkko Oy, y-tunnus: 2080002-1, PL 116, 90101 Oulu
• Turveruukki Oy, y-tunnus: 0210307-0, PL 116, 90101 Oulu

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme sidosryhmiämme koskevat tiedot lähtökohtaisesti sidosryhmän edustajalta itseltään. Rekisterinpitäjä voi tietyissä tilanteissa kerätä tietoja sidosryhmistä myös muista lähteistä, kuten sidosryhmien itse ilmoittamia yhteystietoja sidosryhmien verkkosivuilta.

Sidosryhmistä kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

• perustiedot, kuten nimi, titteli, ammattinimike, asema tai tehtävä yrityksessä, yrityksen nimi;
• yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• yhteistyöhön liittyvät tiedot, kuten projekti, hanke tai asiakkuus;
• järjestelmien käyttöön liittyvät tiedot, kuten käyttäjätunnukset tietojärjestelmiin;
• evästeiden kautta kerättävät tiedot.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi ja mihin niitä käytämme?

Voimme käsitellä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:

Sopimuksen mukaisen yhteistyön hoitaminen

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän liiketoimintaan liittyvän yhteistyön järjestämiseksi ja hoitamiseksi, kuten rekisterinpitäjän ja sidosryhmän väliseen viestintään, yhteistyön järjestämiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Kun osapuolten välillä on laadittu sopimus yhteistyöstä (esim. yhteistyösopimus tai alihankintasopimus) käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja sidosryhmän väliseen sopimukseen.

Muu yhteistyö sidosryhmien kanssa

Rekisterinpitäjä toimii yhteistyössä useiden sidosryhmien kanssa, kuten viranomaisten (esim. Energiavirasto), etujärjestöjen (esim. Energiateollisuus) ja muiden yritysten kanssa, esimerkiksi energia-alan kehitykseen liittyen. Kaikki yhteistyö ei kuitenkaan välttämättä perustu sopimussuhteeseen vaan yleisesti hyvien yhteistyösuhteiden ylläpitämiseen energia-alalla. Yhteistyö voi sisältää esimerkiksi viestintää ja tilaisuuksien järjestämistä. Tältä osin käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ylläpitää tarkoituksenmukaisia yhteistyösuhteita energia-alan sidosryhmiin.

Lainsäädännön edellyttämät tarkoitukset

Henkilötietoja voidaan kerätä ja käsitellä myös lainsäädännön perusteella, mikäli rekisterinpitäjään soveltuva lainsäädäntö edellyttää sitä, esimeriksi kirjanpitoa varten.

Kenelle siirrämme tai luovutamme henkilötietojasi?

Voimme siirtää ja luovuttaa asiakkaidemme henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• lainsäädännön tai sopimussuhteen vaatiessa ja rajoissa;
• luotetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka toimivat meidän lukuumme ja joilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää tietoja, jotka siirrämme heille;
• Oulun Energia -konsernin sisällä, mikäli se on tarkoituksenmukaista yhteistyön järjestämiseksi sidosryhmän kanssa;
• jos yrityksemme on mukana yritysjärjestelyssä; ja
• kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden oikeuksien turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin.

Siirrämmeko henkilötietojasi EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle?

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle silloin kun luotettu palveluntarjoajamme toimii kokonaan tai osittain näiden alueiden ulkopuolella. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission mallisopimuslausekkeita.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot säilytetään pääsääntöisesti sopimussuhteen tai hankkeen ajan ja tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot. Oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen yhteistyön toteuttamiseksi, esimerkiksi yhteyshenkilön vaihtuessa vanhat tiedot poistetaan ja korvataan uuden yhteyshenkilön yhteystiedoilla.

Millaisia oikeuksia sinulla on?

Yksilöity pyyntö rekisteröidyn oikeuksiesi käyttämisestä tietopyyntö henkilötietojen käsittelystä toimitetaan osoitteeseen: mira.juola@oulunenergia.fi. Tietopyynnön yhteydessä tarkistamme henkilöllisyytesi. Vastaamme pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä markkinointitarkoituksissa sekä markkinointiin liittyvistä rekisteröidyn oikeuksistasi voit saada Syklon markkinoinnin tietosuojaselosteesta.

Rekisteröitynä sinulle turvataan soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus pyytää meiltä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja missä tarkoituksessa henkilötietojesi käsitellään.

Oikeus pyytää tietojen oikaisua ja poistamista sekä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Sinulla on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että odotat rekisterinpitäjän vastausta tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöösi.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Sinulla on esimerkiksi aina oikeus kieltää sinuun kohdistuva suoramarkkinointi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että lakisääteisiä oikeuksiasi on rikottu;

Miten suojaamme henkilötietojasi?

Meillä on käytössämme tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Tietoturvatoimenpiteisiimme kuuluvat mm. henkilökunnan tietosuoja- ja tietoturvakoulutukset sekä pääsyn- ja käyttöoikeuksien hallinta (palomuurit, turvalliset laitetilat, toimitilojen kulunvalvonta, rajoitetut ja henkilökohtaiset työrooliin perustuvat käyttöoikeudet), joilla rajoitamme pääsyn tietoihisi vain sellaiselle henkilöstölle, jolla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Alihankkijoiden osalta olemme varmistaneet tietosuojalainsäädännön toteutumisen erillisellä tietosuojasopimuksella.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä Tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta www-sivuillemme, josta löydät myös uusimman version Tietosuojaselosteesta.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää Tietosuojaselosteesta tai henkilötiedoista, jotka koskevat sinua, voit olla yhteydessä yhteyshenkilöömme sähköpostitse osoitteeseen: mira.juola@oulunenergia.fi.

Päivitetty viimeksi 17.5.2022.