Tietosuojaseloste asiakkaille

Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miksi ja miten Syklo käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja. Lisäksi kerromme tässä rekisterissä olevien rekisteröityjen oikeuksista. Rekisteröidyllä tarkoitetaan tässä selosteessa asiakasta, joka voi olla yksityishenkilö, yrittäjä tai asiakasyrityksen tai muun yhteisön edustaja.

Syklon asiakastietoja voi käsitellä yksi tai useampi Oulun Energia -konserniin kuuluva rekisterinpitäjä, joista jokainen on itsenäisesti vastuussa henkilötietojen käsittelystä omiin tarkoituksiinsa. Rekisterinpitäjänä toimiva yhtiö määräytyy sen perusteella, minkä Oulun Energia -konsernin yhtiön kanssa asiakas on tehnyt sopimuksen esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden toimittamisesta.

Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä markkinointitarkoituksissa voit saada Syklon markkinoinnin tietosuojaselosteesta.

Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön mukaisina rekisterinpitäjinä toimivat:

• Syklo, y-tunnus: 3275158-9, PL 116, 90101 Oulu
• Oulun Energia Oy, y-tunnus: 0989376-5, PL 116, 90101 Oulu
• Oulun Energia Sähköverkko Oy, y-tunnus: 2080002-1, PL 116, 90101 Oulu

(jäljempänä ”Syklo”, ”rekisterinpitäjä”). Syklo on vastuussa siitä, että henkilötietojen käsittely toteutuu tämän Tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme asiakkaitamme koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään tarjouspyyntöjen, sopimusten, tilausten ja muiden asiakkaan yhteydenottojen yhteydessä.

Rekisterinpitäjä voi tietyissä tilanteissa kerätä tietoja asiakkaistaan myös muista lähteistä, kuten asiakkaan kohteisiin asennetuista energiamittareista, väestötietojärjestelmästä tai Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

Oulun Energia Sähköverkko Oy:n osalta rekisteröityä koskevat tiedot saadaan myös muilta sähkömarkkinoilla toimivilta energiayhtiöiltä sähkömarkkinoiden keskitetyn tiedonvaihdon yksiköstä (Fingrid Datahub Oy) soveltuvaan lakiin tai viranomaismääräyksiin perustuvan tiedonvaihdon perusteella.

Asiakkaistamme kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

• perustiedot, kuten nimi, ikä, syntymävuosi/henkilötunnus;
• yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• yhteydenotot asiakaspalveluun, kuten asiakkaan ja rekisterinpitäjän väliset asiakaspuhelut.;
• asiakkaan tuotteiden ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot, kuten energian käyttökohteen tiedot, käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot sekä energian kulutustiedot;
• laskutusta varten tarvittavat tiedot;
• asiakkaan luottotiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi ja mihin niitä käytämme?

Asiakassuhteen hoitaminen sekä tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme asiakkaillemme heidän tilaamiaan tuotteita ja palveluja. Asiakassuhteen hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään myös laskutukseen ja asiakasviestintään. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin sopimukseen rekisterinpitäjän ja asiakkaan välillä.

Tuote- ja palvelukehitys

Käsittelemme henkilötietoja rajoitetussa määrin myös palveluidemme parantamiseksi sekä uusien tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi. Tällöin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kerätä riittävää ja olennaista tietoa toimintamme kehittämiseksi ja parantamiseksi.

Turvallisuus

Käsittelemme henkilötietoja (mm. kameravalvonnan nauhoitteet) asiakaspalvelutilojemme turvallisuuden varmistamiseksi estääksemme asiattoman pääsyn toimitiloihimme, väärinkäytösten selvittämiseksi sekä lisätäksemme henkilökuntamme turvallisuutta. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme varmistaa toimitilojemme ja henkilöstömme turvallisuus sekä henkilökuntamme häiriötön työskentely.

Kun käsittelyn laillisuuden perusteena on yllä mainituissa kohdissa 2-3 oikeutettu etu, Syklo on tehnyt henkilötietojen käsittelystä arvion niin sanotulla tasopainotestillä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu Syklon oikeutettuun etuun. Saat tästä halutessasi lisätietoja tietosuojavastaavalta, jonka yhteystiedot löydät tämän Tietosuojaselosteen alusta.

Kenelle siirrämme tai luovutamme henkilötietojasi?

Voimme siirtää ja luovuttaa asiakkaidemme henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• lainsäädännön tai sopimussuhteen vaatiessa ja rajoissa, esimerkiksi sähkömarkkinoiden osapuolille ja sähkömarkkinoiden keskitetyn tiedonvaihdon yksikköön (Fingrid Datahub Oy) sähkömarkkina- ja muun lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa;
• luotetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille (mm. ulkoistettu asiakaspalvelu), jotka toimivat meidän lukuumme ja joilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää tietoja, jotka siirrämme heille;
• Oulun Energia -konsernin sisällä, mikäli se on tarkoituksenmukaista esimerkiksi asiakkuuksienhallinnan järjestämiseksi;
• jos yrityksemme on mukana yritysjärjestelyssä; ja
• kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle silloin kun luotettu palveluntarjoajamme toimii kokonaan tai osittain näiden alueiden ulkopuolella. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Esimerkkejä keskeisistä säilytysajoistamme:

• Pääsääntöisesti säilytämme asiakkaan tietoja asiakassuhteen ajan, asiakassopimuksia säilytämme enintään 10 vuotta viimeisimmän sopimuksen päättymisestä.
• Puhelutallenteita säilytämme 1 vuoden ajan.

Joitakin henkilötietoja voidaan säilyttää myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Esimerkiksi kirjanpitolaki (1336/1997) edellyttää meitä säilyttämään joitakin henkilötietoja osana laskutusaineistoa kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

Miten suojaamme henkilötietojasi?

Meillä on käytössämme tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Tietoturvatoimenpiteisiimme kuuluvat mm. henkilökunnan tietosuoja- ja tietoturvakoulutukset sekä pääsyn- ja käyttöoikeuksien hallinta (palomuurit, turvalliset laitetilat, toimitilojen kulunvalvonta, rajoitetut ja henkilökohtaiset työrooliin perustuvat käyttöoikeudet), joilla rajoitamme pääsyn tietoihisi vain sellaiselle henkilöstölle, jolla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Alihankkijoiden osalta olemme varmistaneet tietosuojalainsäädännön toteutumisen erillisellä tietosuojasopimuksella.

Millaisia oikeuksia sinulla on?

Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietoa, miten ja missä tarkoituksessa henkilötietojesi käsitellään. Voit esittää pyynnön suoraan Syklon asiakaspalvelussa. Tietopyynnön yhteydessä tarkistamme henkilöllisyytesi. Vastaamme pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä markkinointitarkoituksissa sekä markkinointiin liittyvistä rekisteröidyn oikeuksistasi, kuten markkinoinnin kieltämisestä, voit saada Syklon markkinoinnin tietosuojaselosteesta.

Rekisteröitynä sinulle turvataan soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus pyytää pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja missä tarkoituksessa henkilötietojesi käsitellään.

Oikeus pyytää tietojen oikaisua ja poistamista sekä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi oikaisemista, poistamista tai rajoittamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Sinulla on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että odotat rekisterinpitäjän vastausta tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöösi.

Pyytäessäsi Oulun Energia Sähköverkko Oy:n asiakkaana henkilötietojesi päivitystä (nimi, henkilötunnus, postiosoite, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite) välitämme sähkömarkkinoiden keskitetyn tiedonvaihdon yksikön (Fingrid Datahub Oy) käyttöönoton myötä asiakastietojen päivityspyynnön myyjällesi, jolla on päävastuu asiakastietosi ylläpidosta.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Sinulla on oikeus vastustaa käsittelytoimia, jotka perustuvat rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Vaatimuksen yhteydessä sinun tulee yksilöidä tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä.

Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia. Suoramarkkinointikiellon voit antaa suoraan Syklon asiakaspalveluun.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun olet itse toimittanut rekisterinpitäjälle tietoja, sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla tästä Syklon asiakaspalveluun.

Sähköpostimarkkinointia ja kohdennettua verkkomarkkinointia koskevat suostumuksesi voit myös milloin tahansa peruuttaa jokaisen uutiskirjeen lopusta löytyvästä peruutuslinkistä.

Sivustollamme käytetään markkinointievästeitä, joiden keräämän tiedon perusteella sinulle suositellaan sinua mahdollisesti kiinnostavaa sisältöä. Markkinointievästeiden käyttö perustuu suostumukseesi, jota pyydämme ennen evästeiden asettamista. Voit myös aina peruuttaa suostumuksesi verkkosivujemme evästebannerissa. Lisätietoa voit saada evästeselosteestamme.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että lakisääteisiä oikeuksiasi on rikottu.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää Tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen mira.juola@oulunenergia.fi.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä Tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta www-sivuillemme, josta löydät myös uusimman version Tietosuojaselosteesta.

Päivitetty viimeksi 17.5.2022.