Markkinoinnin tietosuojaseloste

Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miten Syklo käsittelee henkilötietoja markkinointitarkoituksiin. Lisäksi kerromme rekisteröityjen oikeuksista. Rekisteröidyllä tarkoitetaan tässä selosteessa asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita, joihin kohdennetaan markkinointitoimenpiteitä. Syklon asiakastietoja voi käsitellä yksi tai useampi Oulun Energia -konserniin kuuluva rekisterinpitäjä, joista jokainen on itsenäisesti vastuussa henkilötietojen käsittelystä omiin tarkoituksiinsa. Lisätietoa muusta Syklon asiakkaiden henkilötietojen käsittelystä voit saada asiakkaiden tietosuojaselosteesta.

Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön mukaisina rekisterinpitäjinä toimivat:

  • Syklo, y-tunnus: 3275158-9, PL 116, 90101 Oulu
  • Oulun Energia Oy, y-tunnus: 0989376-5, PL 116, 90101 Oulu
  • Oulun Energia Sähköverkko Oy, y-tunnus: 2080002-1, PL 116, 90101 Oulu

(jäljempänä ”Syklo”, ”rekisterinpitäjä”). Syklo on vastuussa siitä, että henkilötietojen käsittely toteutuu tämän Tietosuojaselosteen ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Voimme käsitellä asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietoja, jotka on saatu lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi asiakkuuden perusteella, lomakkeiden, uutiskirjeen tai oppaiden tilaamisen sekä arvontojen ja tapahtumien yhteydessä.

Rekisterinpitäjä voi tietyissä tilanteissa kerätä tietoja asiakkaistaan myös muista lähteistä, kuten Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Tietoja kerätään myös evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mukaisesti. (Evästeseloste.)

Syklo käsittelee markkinointitarkoituksissa seuraavia henkilötietoja:

  • perustiedot rekisteröidystä
    • nimet, osoitetiedot, puhelinnumero, IP-osoite ja sähköpostiosoite
  • yhteisöjen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot
    • tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta
  • asiakkuuteen liittyvät tiedot
    • yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot
  • asiakkaan tuotteisiin ja palveluihin liittyvät tiedot
    • rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot
  • markkinointikiellot ja -suostumukset
    • suoramarkkinointikielto, puhelinmarkkinointikielto, sähköisen suoramarkkinoinnin suostumus

Henkilötietojen käsittely markkinoinnissa ja käsittelyn oikeusperuste

Perinteinen suoramarkkinointi

Voimme tarjota asiakkaillemme ajantasaista tietoa uusista tuotteistamme ja palveluistamme esimerkiksi postitse tai puhelimitse. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin Syklon oikeutettuun etuun markkinoida tuotteitaan ja palveluitaan. Kun käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, Syklo on tehnyt henkilötietojen käsittelystä arvion niin sanotulla tasopainotestillä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus kieltäytyä markkinointiviestinnästä kohdassa ”Millaisia oikeuksia sinulla on?” kerrotulla tavalla.

Sähköinen suoramarkkinointi ja kohdennettu verkkomarkkinointi

Voimme tarjota potentiaalisille kuluttaja-asiakkaillemme tietoa tuotteistamme ja palveluistamme myös sähköisten kanavien kautta, esimerkiksi sähköpostiuutiskirjeellä sekä kohdennetulla verkkomainonnalla, jota voidaan tarjoilla esimerkiksi verkkosivujen bannerien kautta sekä sosiaalisen median palveluissa. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisteröidyn etukäteiseen suostumukseen, joka on milloin tahansa mahdollista peruuttaa.

Sähköisiä kanavia hyödyntävä markkinointi yhteisöasiakkaillemme perustuu Syklon oikeutettuun etuun markkinoida tuotteitaan ja palveluitaan. Oikeutetun edun perusteella voimme lähettää olemassa oleville kuluttaja-asiakkaillemme sähköistä suoramarkkinointia samaan tuoteryhmään kuuluvista tuotteista tai palveluista. Näissä tapauksissa voit vastustaa kieltää sähköisen suoramarkkinoinnin kohdassa ”Millaisia oikeuksia sinulla on?” kerrotulla tavalla.

Profilointi

Käytämme profilointia suoramarkkinoinnin ja verkkomarkkinoinnin kohdentamiseen. Profiloinnin oikeusperuste on Syklon oikeutettu etu tarjota asiakkaillemme sopivia ja heitä kiinnostavia tuotteita ja palveluita. Markkinoinnin yhteydessä tehtävään profilointiin ei sisälly automaattista päätöksentekoa, jolla on merkittäviä oikeusvaikutuksia. Voit vastustaa profilointia alla kohdassa ”Millaisia oikeuksia sinulla on?” kerrotulla tavalla. Profiloinnin voit myös kieltää vastustamalla suoramarkkinointia tai peruuttamalla suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin.

Sivustollamme käytetään evästeisiin perustuvaa profilointia, jonka perusteella sinulle suositellaan sinua mahdollisesti kiinnostavaa sisältöä. Voit halutessasi sallia tai kieltää profiloinnin. Lisätietoa voit saada evästeselosteestamme.

Kenelle siirrämme tai luovutamme henkilötietojasi?

Voimme siirtää ja luovuttaa asiakkaidemme henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

  • lainsäädännön tai sopimussuhteen vaatiessa ja rajoissa;
  • luotetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka toimivat meidän lukuumme ja joilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää tietoja, jotka siirrämme heille;
  • palveluntarjoajille, kuten Facebookille, kun tarjoamme kohdennettua verkkomarkkinointia näiden toimijoiden palveluissa;
  • Oulun Energia -konsernin sisällä, mikäli se on tarkoituksenmukaista esimerkiksi asiakkuuksienhallinnan järjestämiseksi;
  • jos yrityksemme on mukana yritysjärjestelyssä; ja
  • kun vilpittömässä mielessä uskomme, että tiedon luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi, sinun ja muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai vastataksemme viranomaisten pyyntöihin

Siirrämmekö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle silloin kun luotettu palveluntarjoajamme toimii kokonaan tai osittain näiden alueiden ulkopuolella. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission mallisopimuslausekkeita.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Esimerkkejä keskeisistä säilytysajoistamme:

  • Jos henkilö on tilannut meiltä uutiskirjeen, oppaan tai antanut suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin, tietoja säilytetään niin kauan kuin tilaus tai suostumus on voimassa.
  • Jos henkilö on osallistunut arvontaan, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on arvonnan suorittamiseksi tarpeen.

Miten suojaamme tietojasi?

Meillä on käytössämme tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin. Tietoturvatoimenpiteisiimme kuuluvat mm. henkilökunnan tietosuoja- ja tietoturvakoulutukset sekä pääsyn- ja käyttöoikeuksien hallinta (palomuurit, turvalliset laitetilat, toimitilojen kulunvalvonta, rajoitetut ja henkilökohtaiset työrooliin perustuvat käyttöoikeudet), joilla rajoitamme pääsyn tietoihisi vain sellaiselle henkilöstölle, jolla on työnsä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Alihankkijoiden osalta olemme varmistaneet tietosuojalainsäädännön toteutumisen erillisellä tietosuojasopimuksella.

Millaisia oikeuksia sinulla on?

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus pyytää pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja missä tarkoituksessa henkilötietojesi käsitellään.

Oikeus pyytää tietojen oikaisua ja poistamista sekä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi oikaisemista, poistamista tai rajoittamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Sinulla on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että odotat rekisterinpitäjän vastausta tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöösi.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti oikeus vastustaa sinuun kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa henkilötietoihisi siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Sinun tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä.

Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia. Suoramarkkinointikiellon voit antaa Syklon asiakaspalveluun.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun olet itse toimittanut rekisterinpitäjälle tietoja, sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseäsi koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytössä olevassa muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla tästä osoitteeseen Syklon asiakaspalveluun.

Sähköpostiuutiskirjettä ja kohdennettua verkkomarkkinointia koskevat suostumuksesi voit milloin tahansa peruuttaa jokaisen uutiskirjeen lopusta löytyvästä peruutuslinkistä.

Sivustollamme käytetään markkinointievästeitä, joiden keräämän tiedon perusteella sinulle suositellaan sinua mahdollisesti kiinnostavaa sisältöä. Markkinointievästeiden käyttö perustuu suostumukseesi, jota pyydämme ennen evästeiden asettamista. Voit myös aina peruuttaa suostumuksesi verkkosivujemme evästebannerissa. Lisätietoa voit saada evästeselosteestamme.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, että lakisääteisiä oikeuksiasi on rikottu.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää Tietosuojaselosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen: mira.juola@oulunenergia.fi.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä Tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia Tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta www-sivuillemme, josta löydät myös uusimman version Tietosuojaselosteesta.

Päivitetty viimeksi 17.5.2022.